Herramientas ágiles y creación intencional de la cultura
En MapEA diseñamos tarjetas, trackers, tableros, mapas, bitácoras, estructuras para conversar y otras piezas que ayudan a poner algo a la vista, sostener una reflexión, organizar una actividad o construir algo en común.
Durante mucho tiempo las llamamos simplemente herramientas. Esa palabra sigue funcionando. Al mismo tiempo, hemos querido entender con mayor precisión qué estamos diseñando cuando hacemos una.
Porque una herramienta entra en una experiencia y empieza a intervenir en ella. Puede dirigir la atención hacia algo, hacer visible información que estaba dispersa, ofrecer una estructura para pensar, facilitar que varias personas se coordinen, abrir un espacio para que aparezcan distintas perspectivas o ayudar a que una intención compartida permanezca presente.
Entonces empezamos a buscar quiénes han pensado las herramientas desde lugares parecidos. Lo que encontramos fue una constelación bastante amplia.
Herramientas y prácticas en la cultura ágil
En los Agile Learning Centers existe una definición funcional muy cercana a lo que hacemos. El Starter Kit habla de tools and practices: herramientas y prácticas utilizadas para hacer explícitas ciertas cosas que suelen permanecer implícitas, facilitar el flujo de las reuniones y clarificar la comunicación dentro de grupos diversos.
Agile4Collaboration amplía esta lógica. Entre los principios que orientan el diseño de estas herramientas aparecen hacer visible el feedback, crear cultura intencionada, ampliar la autonomía, clarificar, simplificar y conectar. Kanban, tableros de ofrecimientos, Gameshifting Board, Community Mastery Board, documentación y señales manuales forman parte de esta familia.
Aquí encontramos una primera coordenada para MapEA:
una herramienta interviene en las condiciones desde las cuales las personas pueden percibir, decidir, relacionarse, organizarse y actuar.
Poner algo en medio
La tradición histórico-cultural de Vygotsky ofrece otra pista. Nuestra actividad está mediada por herramientas y signos. Engeström desarrolla posteriormente esta idea dentro de sistemas colectivos de actividad, donde las personas actúan en relación con artefactos, reglas, comunidades y formas de organización. Pensada desde aquí, una herramienta se coloca entre una persona y aquello con lo que está intentando relacionarse.
Una tarjeta de Reflexión Relámpago puede mediar entre una experiencia y la posibilidad de volver sobre ella.
Un tracker puede mediar entre algo que queremos observar y la información que vamos produciendo mientras sucede.
Un tablero puede mediar entre las necesidades, recursos e iniciativas de distintas personas.
A este tipo de piezas podemos pensarlas como artefactos de mediación.
Sacar algo de la cabeza y ponerlo enfrente
Donald Norman utiliza el concepto de artefacto cognitivo para hablar de objetos externos que ayudan a pensar. Una lista, un mapa, un calendario, un diagrama o un sistema de notación cambia la manera en que realizamos una tarea cognitiva. Parte de la información queda depositada fuera de nuestra memoria y puede observarse, ordenarse, relacionarse y recuperarse. Esta idea toca directamente una intención que aparece una y otra vez en las herramientas MapEA:
poner información afuera de las personas.
Cuando una intención está solamente en mi cabeza tengo que recordarla.
Cuando queda en un tablero puedo encontrarme nuevamente con ella.
Cuando una observación queda registrada puede entrar en una conversación.
Cuando varias observaciones aparecen juntas podemos empezar a reconocer patrones.
Cuando algo adquiere forma visible podemos volver sobre ello.
Trackers, mapas, bitácoras, tableros y sistemas de documentación hacen parte de ese trabajo.
Herramientas que ayudan a coordinarnos
Los estudios sobre trabajo cooperativo aportan otra categoría: los mecanismos de coordinación.
Kjeld Schmidt y Carla Simone estudiaron artefactos que permiten que distintas personas organicen actividades interdependientes. El objeto mantiene información disponible y ayuda a coordinar qué está sucediendo, quién está haciendo algo, qué falta, qué está disponible y qué viene después.
Un Kanban puede hacer exactamente eso.
También un tablero de ofrecimientos y peticiones, una agenda viva, un horario común o un sistema que muestra lugares, personas y actividades.
En estas herramientas aparece algo interesante: el objeto realiza una parte del trabajo social. La información queda disponible para que las personas puedan orientarse y coordinarse directamente alrededor de ella.
Un mismo objeto, distintas miradas
Susan Leigh Star y James Griesemer desarrollaron el concepto de boundary objects, objetos frontera.
Son objetos suficientemente compartidos para permitir trabajo común y suficientemente abiertos para albergar las perspectivas de comunidades o personas distintas.
Un mapa puede funcionar así.
También un formulario, una clasificación, un registro o una cartografía.
Esta idea resulta especialmente cercana a MapEA porque muchas de nuestras herramientas buscan crear algo compartido alrededor de lo cual distintas experiencias puedan encontrarse.
Una cartografía de entendimientos puede recibir perspectivas diferentes.
Un tracker de acuerdos puede reunir distintas experiencias acerca de aquello que el grupo está intentando cuidar.
Una herramienta de documentación puede ofrecer focos comunes y mantener espacios abiertos para aquello que una persona participante alcance a notar.
El objeto común permite que las diferencias tengan un lugar desde el cual entrar en relación.
Diseñar la forma en que interactuamos
Hay herramientas cuyo diseño incluye también una manera de usarlas juntas. Liberating Structures habla de microestructuras que organizan elementos muy concretos de una interacción: quién participa, durante cuánto tiempo, en qué configuración, con qué secuencia y bajo qué invitación.
Group Works reúne patrones recurrentes de procesos grupales. Technology of Participation desarrolla métodos para conversaciones, toma de decisiones y planificación participativa.
Aquí aparece una distinción útil para MapEA.
Podemos diseñar un objeto: una tarjeta, un tablero, un mapa, un tracker.
También podemos diseñar una estructura de interacción: cómo entra ese objeto en una experiencia, qué invitación lo activa, cómo participan las personas y qué hacemos después con aquello que apareció.
Muchas herramientas MapEA contienen ambas capas.
Tecnología social y apropiación
En Brasil existe desde hace décadas un campo llamado Tecnologia Social. Aquí aparecen técnicas, productos, metodologías y formas de organización desarrolladas en interacción con las comunidades y capaces de ser apropiadas, adaptadas y reaplicadas por ellas.
Esta tradición nos deja preguntas muy importantes:
¿Quién participa en el diseño de la herramienta?
¿Quién puede apropiarse de ella?
¿Quién puede modificarla?
¿Qué saber necesita una persona para utilizarla?
¿Qué relaciones sociales ayuda a producir cuando entra en circulación?
Para MapEA, la apropiabilidad importa especialmente. Queremos herramientas que puedan entrar a contextos distintos, ser tocadas, modificadas, simplificadas, combinadas y reinterpretadas por las personas que las usan.
Illich y la pregunta por las relaciones
Ivan Illich lleva todavía más lejos esta conversación en Tools for Conviviality.
Su noción de herramienta abarca artefactos, instituciones, sistemas y dispositivos diseñados que median nuestra capacidad de actuar. Desde su idea de convivialidad aparece una pregunta que se ha vuelto especialmente fértil para nosotros:
¿Qué formas de relacionarnos hacemos posibles con las herramientas que usamos?
Esta pregunta mueve nuestra atención hacia los efectos relacionales de una herramienta.
Un tracker puede hacer visible la experiencia de varias personas y permitir que esas experiencias entren en relación.
Un Kanban puede poner necesidades y ofrecimientos en un mismo campo y facilitar que se encuentren.
Una tarjeta puede detener por un instante una experiencia compartida y permitir que escuchemos qué alcanzó a notar cada persona.
Un checklist de documentación puede sacar una intención de la cabeza de quien coordina y ponerla entre varias personas, dejando también lugar para aquello que una mirada participante considere relevante.
La herramienta empieza entonces a participar en la cultura que construimos.
Herramientas de mediación social
Por ahora, en MapEA estamos probando una categoría que nos ayuda a reunir estas pistas:
herramientas de mediación social.
Son objetos, estructuras y artefactos diseñados para intervenir deliberadamente en las condiciones desde las cuales las personas pueden percibir, hacer visible, pensar, conversar, decidir, coordinarse, aprender de la experiencia y participar en la construcción de lo común.
Podemos reconocer varias funciones dentro de esta familia.
Hay herramientas para reflexionar y construir sentido, como Reflexión Relámpago o La Ventanita.
Hay herramientas para indagar y ampliar lo pensable.
Hay herramientas para hacer visibles procesos, patrones, intenciones y experiencias, como los trackers.
Hay herramientas para coordinar acción distribuida, como Kanban y los tableros de ofrecimientos y peticiones.
Hay herramientas que estructuran formas de participar y conversar.
Y hay herramientas que colaboran con la creación y revisión de cultura compartida, como los tableros de acuerdos y otros dispositivos de gobernanza comunitaria.
Una misma herramienta puede hacer varias de estas cosas a la vez.
Una herramienta entra en una cultura que ya existe
Las herramientas tienen efectos en relación con las condiciones donde se utilizan. Importa cómo circula el poder en el grupo, qué voces reciben legitimidad, cuánto margen real tienen las personas para elegir, proponer, intervenir, disentir o retirarse, qué información resulta accesible y qué sucede con aquello que alguien hace visible. También importa quién puede modificar la herramienta, quién decide cómo se utiliza y qué capacidad tiene el grupo para aprender de sus efectos.
Por eso seguimos mirando nuestras herramientas mientras las usamos.
Las probamos.
Observamos qué producen.
Escuchamos cómo las viven distintas personas.
Las modificamos.
A veces las guardamos.
A veces aparece otra versión.
Y a veces descubrimos que una pequeña pieza —un tablero, una tarjeta, un espacio en blanco, una columna, un sticker— puede intervenir de manera significativa en aquello que un grupo alcanza a ver y hacer junto. Quizá ahí esté una de las preguntas que queremos seguir sosteniendo en MapEA cada vez que diseñamos una herramienta:
¿Qué queremos poner en común y qué formas de relacionarnos queremos ayudar a hacer posibles cuando lo hacemos visible?
Todo este recorrido teórico puede aterrizar en una pregunta muy práctica cuando queremos llevar una herramienta ágil a un centro, una familia, un equipo o una comunidad: ¿qué condiciones necesita esta herramienta para que realmente ayude a las personas a hacer algo juntas?
Un Kanban, un tracker, un tablero de ofrecimientos o una estructura de reflexión trae consigo una forma de organizar la atención, distribuir información, abrir participación y coordinar acciones. Su uso empieza a cobrar sentido cuando miramos quién puede intervenir, qué tan visible resulta la información, cuánto margen existe para adaptar la herramienta, qué voces encuentran lugar, qué tipo de acuerdos la sostienen y qué ocurre con lo que la herramienta va haciendo visible.
Esta mirada también ayuda a implementar herramientas ágiles con mayor criterio. Podemos observar qué está facilitando la herramienta, dónde aparece fricción, qué necesita simplificarse, qué requiere otro andamio, qué necesita tiempo de práctica y qué está diciendo el contexto sobre la manera en que la estamos usando. Así, implementar una herramienta se vuelve un proceso de probar, observar, conversar, ajustar y volver a probar.
Quizá ahí está una de las aportaciones más interesantes de pensar las herramientas de esta manera: nos ayuda a elegirlas y diseñarlas desde la cultura que queremos cultivar. Cada herramienta puede convertirse en una pequeña infraestructura para hacer visibles ciertas cosas, distribuir capacidad de acción y ensayar formas de relacionarnos que queremos fortalecer en nuestros espacios.
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